Digitalisierung von Personenstandsdaten:

Bei der Umsetzung des zweistufigen Kommunalmodells sind Personenstandsdaten notwendige Informationen zur Abwicklung von bis zu 80 % der Verwaltungsverfahren.

Derzeit haben Kommunen im ganzen Land die Digitalisierung umgesetzt und Millionen von Haushaltsregistern in die elektronische Haushaltsregisterdatenbank (EDIB) aktualisiert. Die Umsetzung ist jedoch mit zahlreichen Schwierigkeiten verbunden, die von der Software über die Koordination zwischen den Behörden bis hin zu unzureichender Personalkompetenz reichen. Die Behörden arbeiten dringend an der Behebung dieser Mängel, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten.

Neue Probleme treten auf

Um Provinzen und Städte bei der Digitalisierung von Einwohnerdaten zu unterstützen, setzt das Justizministerium seit 2019 eine Software zur Verwaltung von Personenstandsdaten ein. Um die Motivation zu steigern und den Plan zur Digitalisierung von Personenstandsdaten vorzeitig abzuschließen, haben das Justizministerium und die Kommunen eine Initiative zur Beschleunigung der Fertigstellung des Plans zur Digitalisierung von Personenstandsdaten gestartet.

Erledigung von Verwaltungsverfahren für Personen am Service Point der öffentlichen Verwaltung im Bezirk Cau Giay.

Den Berichten des Reporters zufolge hat das Justizministerium in Provinzen und Städten wie Thai Binh , Da Nang und Hanoi eng mit der Polizei zusammengearbeitet, um die Überprüfung und den Abgleich der Daten zwischen der elektronischen Personenstandsdatenbank und der nationalen Bevölkerungsdatenbank zu steuern und so saubere und aktuelle Daten zu gewährleisten. Es wurden Zalo-Gruppen eingerichtet, und Beamte des Justizministeriums beobachten das Gebiet aufmerksam und sind bereit, die Ortschaften in vielerlei Hinsicht zu unterstützen, beispielsweise durch Videoaufzeichnungen, Anweisungen per Telefon oder über die UltraViewer-Anwendung.

Um Gemeinden mit langsamen Fortschritten zu unterstützen, hat das Justizministerium in Da Nang eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die von 7:30 bis 22:00 Uhr in einigen Gemeinden mit niedrigen Raten direkt arbeitet und Beamte bei der Digitalisierung anleitet. Bislang haben Gemeinden im ganzen Land die Digitalisierung umgesetzt und die Daten bidirektional mit der nationalen Bevölkerungsdatenbank verknüpft und synchronisiert. Hanoi hat 96 % der Daten digitalisiert, was den Arbeitsaufwand der für die Haushaltsregistrierung zuständigen Beamten reduziert und gleichzeitig die Effizienz der Verwaltungsverfahren verbessert. Die restlichen 4 % verfügen aufgrund zu alter Dokumente nicht über ausreichende Datengrundlagen.

Bei der Umsetzung des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells zeigten sich jedoch weitere Mängel. Die Abschaffung der Bezirksebene führte aufgrund von Änderungen der Verwaltungsgrenzen dazu, dass viele Menschen ihre Geburts- und Wohnsitzdaten ändern mussten. So zogen beispielsweise viele Bürger, die zuvor im Bezirk Yen Hoa (Hanoi) lebten, in den Bezirk Cau Giay um, doch ihre digitalen Daten wurden nicht angepasst, oder die Beamten gaben falsche Daten ein, was zusätzlichen Papierkram bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren wie der Heirats- und Geburtsregistrierung verursachte.

Darüber hinaus ist laut Frau Pham Ho Hong Trang im Bezirk Yen Hoa das Informationssystem für Verwaltungsverfahren in den meisten Gemeinden nicht vollständig mit der Melde-, Haushaltsmelde- und Behördensoftware verknüpft, was die Bearbeitungszeit verlängert. Beamte müssen Dokumente zweimal eingeben und Papierdokumente übertragen, und die interaktiven elektronischen Formulare im System enthalten keine vollständigen Daten. Zudem werden die Informationen nicht in die nationale Bevölkerungsdatenbank integriert.

Praktische Fehlerbehebung

In Bezug auf dieses Problem teilte der stellvertretende Justizminister Nguyen Thanh Tinh mit, dass das Ministerium die Schwierigkeiten durch die Überwachung und den Erhalt von Feedback und Empfehlungen von den Kommunen über das Support-Center des Justizministeriums und andere Support-Kanäle erkannt habe.

Herr Nguyen Thanh Tinh fügte hinzu, dass die neue Version des Personenstandsregister- und Verwaltungsinformationssystems, die vom Justizministerium ab dem 1. Juli 2025 im Rahmen des zweistufigen lokalen Regierungsmodells eingeführt wird, die synchrone Koordination vieler Parteien erfordert, darunter: Justizministerium (Einführung des Softwaresystems, Konvertierung der Daten vom alten in das neue System); Regierungsbüro (Nationales öffentliches Serviceportal); Ministerium für öffentliche Sicherheit (vernetzte öffentliche Servicesoftware, nationale Bevölkerungsdatenbank); Ministerium für Wissenschaft und Technologie und Kommunen (Verwaltungsverfahrensabwicklungssystem der Provinz). Die Implementierungszeit ist sehr dringend. Daher ist es schwierig, Probleme in der Anfangsphase zu vermeiden.

Bei der Überprüfung stellte sich heraus, dass das Hauptproblem darin besteht, dass das technische Personal mancher Orte das vom Justizministerium vorgegebene Synchronisierungsmodell nicht vollständig versteht. Das Justizministerium hat die Entwicklung eines Video-Tutorials zur Verwendung und Durchführung bestimmter Vorgänge im elektronischen Personenstandsregister und -verwaltungssystem angeordnet. Das Tutorial wurde auf dem elektronischen Informationsportal und dem nationalen Rechtsportal veröffentlicht, damit sich die Benutzer aktiv damit befassen können. Bezüglich Fehlern bei der Verbindung und Übertragung von Aufzeichnungen und Daten hat das Justizministerium ein ständiges Team eingerichtet, das sich mit der Anlaufstelle für das Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren der Provinz und der Abteilung der Verwaltungspolizei für soziale Ordnung (Ministerium für öffentliche Sicherheit) abstimmt, um das Problem zu lösen.

Laut Statistik nutzen 26 Provinzen und Städte die i-Gate-Software der Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT). Hanoi City und die Provinz Thai Nguyen verwenden Produkte der Mobifone Telecommunications Corporation. Die Provinz Quang Ninh wird von der FPT Group unterstützt und fünf Ortschaften nutzen Software anderer Technologieunternehmen. Das Justizministerium hat die Abteilung für Verwaltungsjustiz beauftragt, mit der VNPT zusammenzuarbeiten, um Fehler, Mängel und Lösungen zu identifizieren. Gleichzeitig werden weiterhin Gespräche mit den verbleibenden Dienstanbietern geführt, um eine Fertigstellung vor dem 25. August 2025 zu gewährleisten.

Darüber hinaus stellte das Justizministerium fest, dass einigen Einheiten auf Gemeindeebene und den Leitern von Volkskomitees keine digitalen Signaturen erteilt wurden oder dass diese zwar erteilt wurden, die Software für digitale Signaturen jedoch nicht richtig aktualisiert wurde. Daher bestehen weiterhin Probleme bei deren Handhabung. Außerdem kam es vor, dass Beamte der Justiz- und Zivilstandsverwaltung fehlerhafte Vorgänge an der Registrierungssoftware, der Zivilstandsverwaltung und dem Informationssystem für Verwaltungsverfahren vorgenommen haben, was zu längeren Verzögerungen führte.

Das Justizministerium organisiert Arbeitsgruppen, die in zahlreichen Orten, die mit Schwierigkeiten und Hindernissen konfrontiert sind, Inspektionen durchführen und direkte Anleitungen geben, um die Lösung auf praktische Weise zu unterstützen. Die Umsetzung erfolgt in zwölf Orten, darunter auch in Hanoi.

Quelle: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html