كينتيدوثي-يُمنع منعًا باتًا الاستيلاء على المستندات وقواعد بيانات المستندات بشكل غير قانوني أو نقلها أو إتلافها؛ ولا يجوز إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز...
وهذا هو المحتوى الجدير بالملاحظة في النشرة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN بتاريخ 19 مارس التي أرسلتها وزارة الداخلية إلى اللجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.
يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق بطريقة غير مشروعة.
تنص الوثيقة بوضوح على أنه من أجل ضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW المؤرخ 28 فبراير 2025 للمكتب السياسي، تطلب الأمانة العامة ووزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة أو المدينة التي تديرها الحكومة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة بشكل عاجل لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية.
أولاً ، التنفيذ السليم والكامل للأنظمة القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات: يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تشكلت أثناء أنشطة الوكالات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب أن يتم جمع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بأي وكالة أو منظمة إحصائيًا وفقًا لأرشيف تلك الوكالة أو المنظمة.
إغلاق أرشيف الهيئات والمنظمات من تاريخ انتهاء عملياتها، ولا تصدر الهيئات والمنظمات أي وثائق إدارية تحت سلطتها من تاريخ نفاذ قرار السلطة المختصة بالاندماج أو انتهاء العمليات.
قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو موقع التخزين الحالي) للوحدة الإدارية (ADU) قبل الترتيب.
وعلى وجه الخصوص، يُمنع منعاً باتاً الاستيلاء على الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أو نقلها أو إتلافها بطريقة غير قانونية؛ ولا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية تنظيم الجهاز.
ثانياً : تتولى إدارة الأرشيف التاريخي بالمحافظة استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في الموقع أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.
ثالثا ، يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا للأنظمة القانونية الخاصة بسلطة إدارة الأرشيف.
رابعا ، التنفيذ الصارم للأنظمة القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة؛ وحماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية والتعبئة والتسليم والحفظ والاستخدام في عملية إعادة تنظيم الجهاز.
اللائحة الخاصة بقائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة
بالنسبة للجان الشعبية في المحافظات والمدن المركزية، تطلب وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية في المقاطعة أن يتولى مسؤولية تنفيذ إدارة الدولة للأرشيف في المنطقة ضمن نطاق واجباته وصلاحياته؛ وضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاضعة لسلطة الإدارة وفقًا للوائح القانونية طوال عملية إعادة تنظيم الجهاز. إصدار توجيه رئيس اللجنة الشعبية في المقاطعة على وجه السرعة بشأن تعزيز إدارة الدولة لأعمال الوثائق والأرشيف.
وفي الوقت نفسه، من الضروري وضع خطة لإعادة تنظيم الأرشيف التاريخي للدولة على مستوى المحافظات في مشروع ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج تنظيم الحكومة المحلية على مستويين وتقديمه إلى الجهات المختصة للتقييم والتنفيذ.
- فور الانتهاء من الترتيبات التنظيمية، من الضروري إصدار وثيقة على الفور تحدد قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات ورموز الوثائق للهيئات والمنظمات الجديدة الخاضعة للإدارة؛ وتوجيه رؤساء الهيئات والمنظمات الجديدة لاستلام الوثائق وقواعد البيانات تحت سلطتهم الإدارية؛ ورؤساء الوحدات الإدارية القاعدية الجديدة لاستلام الوثائق في الغرف والمستودعات في منطقة الإدارة التي تديرها مؤقتًا هيئة الأرشيف التاريخي الإقليمي.
وفي الوقت نفسه، من الضروري توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطبيق الحلول التقنية لضمان استمرارية ومواصلة أنشطة إصدار الوثائق وتسوية الأعمال للوكالات والمنظمات الخاضعة لإدارتها.
إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية
بالنسبة لوزارة الداخلية، يطلب الإرسال الرسمي من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية إصدار توجيه بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي؛ وإصدار خطة لتنفيذ توجيه رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية.
وفي الوقت نفسه، تكليف الأرشيف التاريخي الإقليمي بتعيين مسؤولين لتنظيم مجموعات عمل في الوكالات والمنظمات والوحدات لتلقي وتنسيق الحفاظ على الوثائق في الموقع وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على النظام؛ توجيه الأرشيف التاريخي الإقليمي لاتخاذ تدابير استباقية لجمع الملفات ذات فترة الحفظ الدائمة والتي تم تحريرها بالكامل في الوكالات والمنظمات التي تعد مصدر الوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.
وفي الوقت نفسه، ينصح رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بترتيب الموارد الكافية لضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في الغرف والمستودعات التي تم تأكيدها وختمها من قبل الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى وكالة أو منظمة الإدارة المسؤولة بعد إعادة تنظيم الجهاز.
- فور الانتهاء من الترتيب التنظيمي، من الضروري إبلاغ رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية على الفور بإصدار قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات ورموز النصوص للهيئات والمنظمات التي تم تشكيلها بعد الترتيب التنظيمي في نطاق الإدارة؛ تقديم مشروع إلى اللجنة الشعبية الإقليمية لإدارة ومعالجة العمليات التجارية لكتلة الوثائق للهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي؛ التنسيق مع الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطوير خطة لتسليم ودمج الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام.
التأكد من تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية للجهات والمنظمات قبل إعادة هيكلة الجهاز.
بالنسبة للأرشيفات التاريخية الإقليمية، تقترح وزارة الداخلية ترتيب مسؤولين لتوجيه العد والترتيب والتعبئة والختم وتأكيد حجم وحالة الوثائق الورقية والوثائق على حاملات المعلومات الأخرى (إن وجدت)، واستلام وتنسيق الحفظ في الموقع أو الحفظ المركزي المؤقت لوثائق الوكالات والمنظمات؛ والتنسيق مع وحدات الإدارة والتشغيل في النظام لتحديد عدد الوثائق الرقمية وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على نظام كل وكالة ومنظمة ووحدة إدارية.
إعداد قائمة بجميع الوثائق وقواعد البيانات المحفوظة حاليًا في الأرشيف التاريخي الإقليمي؛ ومواصلة ضمان سلامة الوثائق وقواعد البيانات وصلاحيتها للاستخدام في الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى تسليمها إلى الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز. تلخيص كمية الوثائق وقواعد البيانات وحالتها، ورفع تقرير إلى وزارة الداخلية لرفعه إلى وزارة الداخلية.
بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام على الفور بما يلي: تنظيم وتأكيد تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي إلى وكالة الإدارة المختصة أو المنظمة بعد الترتيب التنظيمي؛ نصح وزارة الداخلية بتطوير مشروع لإدارة ومعالجة أعمال كتلة الوثائق وقاعدة بيانات الوثائق التي تم تسجيلها إحصائيًا للجهة أو المنظمة قبل الترتيب التنظيمي.
وفي الوقت نفسه، التنسيق مع الهيئات والمنظمات ذات الصلة لتنظيم تنفيذ المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة العمليات الخاصة بكتل الوثائق وقواعد البيانات التي تم تجميعها إحصائيًا قبل الترتيب التنظيمي؛ جمع الملفات ذات فترات الحفظ الدائمة التي تم تحريرها بالكامل من قبل في الهيئات والمنظمات التي تعد مصدر الوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.
سجل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمؤسسات والقادة والموظفين
كما تطلب وزارة الداخلية في هذا النشرة الرسمية من رؤساء الوكالات والمنظمات ورؤساء اللجان الشعبية في المناطق والبلديات أن يكونوا مسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتهم الإدارية وفقًا للوائح القانونية طوال عملية إعادة هيكلة الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي والوكالات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.
وفي الوقت نفسه، توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المكتمل والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل؛ وتعيين الوحدات والأفراد لتجميع وإعداد قائمة بالعمل غير المكتمل للوكالة أو المنظمة؛ وإرفاق السجلات والوثائق وتعبئتها بشكل منفصل وجمعها وإرسالها إلى أرشيف الوكالة.
توجيه أرشيفات الهيئة الإحصائية، وتجميع الوثائق فيها، وتوجيه الوحدات والأفراد لجمع وتجميع السجلات والوثائق التي لم تُقدّم للهيئة؛ واستلام السجلات والوثائق من الوحدات والأفراد وجمعها في الأرشيفات والمستودعات للتخزين المركزي. وفي الوقت نفسه، تجهيز المستودعات والمعدات والموارد البشرية اللازمة لحماية الوثائق وحفظها بشكل آمن حتى تسليمها إلى الهيئة أو الجهة الإدارية المختصة بعد إعادة تنظيم الجهاز.
ويكلف رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة وزارة الداخلية بتقديم المشورة بشأن ترتيب المستودعات والمعدات اللازمة لجمع وحفظ وثائق الهيئات المتخصصة التابعة للجنة الشعبية للمنطقة بشكل آمن؛ وترتيب القوات لحماية سلامة الوثائق حتى يتم تسليمها إلى الهيئات والمنظمات المختصة للإدارة بعد إعادة تنظيم الجهاز.
يجب على رئيس الهيئة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة فور الانتهاء من الترتيب التنظيمي أن يوجه على الفور بتسجيل فتح أو إعادة فتح الحسابات للهيئة أو القائد أو مكتب الوثائق على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق؛ التسجيل لإصدار الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة وفقًا للوائح...
الإحصاءات والختم وحفظ الوثائق
بالنسبة لأرشيفات الوكالة، تطلب وزارة الداخلية من إدارة أرشيف الوكالة أو الشخص المكلف بالأرشفة في الوكالة أو المنظمة أو الوحدة توجيه الوحدات والأفراد لتجميع الوثائق وتعبئتها وتسليمها إلى الغرفة أو المستودع للحفظ المركزي مسبقًا؛ وإعداد المستودع والظروف اللازمة للحفاظ على الوثائق الواردة من الوحدات والأفراد بأمان؛ وتجميع الوثائق وختمها وحفظها بأمان في الغرفة أو المستودع في الوكالة أو المنظمة حتى يتم تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الوكالة أو المنظمة المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.
وفي الوقت نفسه، التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام الإحصائي لتأكيد عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للوكالات والمنظمات في النظام؛ واستلام وحفظ الملفات والوثائق الخاصة بالعمل غير المكتمل بشكل منفصل وفقًا للقائمة؛ وتقديم أو إحصاء وتعبئة الملفات بشكل منفصل مع فترة الحفظ الدائمة التي تم تحريرها بالكامل مسبقًا.
قم بتسليم المستندات المجمعة وقائمة العمل غير المكتملة في حالتها الأصلية.
بالنسبة لموظفي الخدمة المدنية والعاملين في القطاع العام والعمال، تطلب وزارة الداخلية إحصاءات وتجميع الملفات والوثائق المتعلقة بالأعمال المنجزة وغير المنجزة. بالنسبة للأعمال غير المنجزة، من الضروري إعداد قائمة بها، مع ذكر اسم العمل، واسم الشخص المكلف به، وعدد الوثائق المتاحة، والموعد النهائي لإنجازه (إن وجد).
تسليم الحالة الأصلية للملفات والوثائق المجمعة وقائمة الأعمال غير المكتملة على النظام إلى أرشيف الوكالة أو الوحدة، أو إلى الشخص المسؤول عن جمع الوثائق أثناء عملية تنظيم الجهاز.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري التنسيق فورًا مع أرشيف الوكالة والوحدة التي تدير وتشغل النظام لتسليم السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل إلى الوحدة أو الفرد المسؤول عن الاستمرار في التعامل معه.
إغلاق حسابات المنظمات والأفراد للوكالات والمنظمات التي توقفت عن العمل
بالنسبة للوحدات المُدارة والمُشغلة للنظام، تُلزم وزارة الداخلية بتحديد نطاق الوثائق وقواعد بياناتها في النظام، وفقًا لكل حساب للجهة والمؤسسة والفرد. بناءً على قائمة الأعمال غير المُنجزة، يتم تحديد نطاق البيانات، وإعداد قائمة بحسابات المؤسسات والأفراد الذين لم يُنجزوا أعمالهم بعد؛ وإعداد خطة تسليم عند الطلب.
وفي الوقت نفسه، جمع الإحصاءات وتقديم التقارير إلى اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارة الداخلية بشأن نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق المستخدمة حاليًا في النظام لتكون بمثابة أساس لتحديد رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق للوكالات والمنظمات بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي بطريقة موحدة ومتزامنة وتجنب التكرار.
بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري إغلاق حسابات المنظمات والأفراد على الفور بالنسبة للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور اتخاذ القرار بشأن الترتيب التنظيمي؛ وفي الوقت نفسه، فتح حسابات للهيئات والمنظمات والأفراد الجدد، مع ضمان الاتصال بالوثائق وقواعد بيانات الوثائق ذات الصلة سابقًا.
وعلى وجه الخصوص، تقترح وزارة الداخلية وضع خطة لاستخدام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام لخدمة الاحتياجات العاجلة للوكالات والمنظمات والأفراد أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز.
[إعلان 2]
المصدر: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
تعليق (0)